Reporting für Schweizer KMU Wenn die Zahlen da sind, aber der Überblick fehlt
Die Zahlen sind vorhanden, nur nicht dort, wo entschieden wird. Agiles Reporting bringt sie zusammen, bevor die Entscheidung fällt.
Die Aufträge stehen im ERP, die Stunden in der Zeiterfassung und die Finanzzahlen in der Buchhaltung. Trotzdem bleibt im Geschäftsleitungsmeeting eine einfache Frage offen: Wo stehen wir gerade?
Ein Kunde verlangt einen zusätzlichen Rabatt. Ein Projekt braucht mehr Stunden als geplant. Gleichzeitig steht die Entscheidung an, eine weitere Person einzustellen. Für solche Situationen braucht es einen aktuellen Blick auf Marge, Auslastung und Liquidität. Müssen die passenden Zahlen erst aus verschiedenen Dateien zusammengesucht werden, geht wertvolle Zeit verloren. Im ungünstigsten Fall fällt die Entscheidung, bevor die nötige Transparenz besteht.
Wenn jede Abteilung eine andere Zahl mitbringt
Der Vertrieb spricht von einem starken Monat, die Buchhaltung zeigt einen tieferen Umsatz und auf dem Bankkonto ist wenig davon angekommen.
Dahinter müssen keine Fehler stecken. Vielleicht betrachtet der Vertrieb den Auftragseingang, die Buchhaltung die verbuchten Umsätze und die Geschäftsführung die Zahlungseingänge. Alle drei Perspektiven sind relevant. Ohne klare Begriffe entsteht jedoch ein widersprüchliches Bild.
Ein brauchbares Reporting beginnt deshalb bei gemeinsamen Definitionen: Was messen wir? Für welchen Zeitraum? Aus welcher Quelle? Und wer stellt sicher, dass die Daten vollständig sind? Erst dann lassen sich Zahlen sinnvoll vergleichen und Abweichungen erklären.
Wenn der Bericht fertig ist, ist die Entscheidung schon gefallen
Ein Monatsbericht kann sauber aufbereitet sein und für eine konkrete Entscheidung trotzdem zu spät kommen.
Wer erst nach Projektabschluss erkennt, dass die kalkulierten Stunden deutlich überschritten wurden, kann beim laufenden Auftrag kaum noch reagieren. Wer die Entwicklung früher sieht, kann den verbleibenden Aufwand prüfen, Zusatzleistungen klären und die Einsatzplanung anpassen.
Der Monatsabschluss bleibt wichtig. Für die operative Steuerung braucht es ergänzend Informationen in einem Rhythmus, der zum Geschäft passt. Wie Buchhaltung und Controlling dabei zusammenspielen, ist im Beitrag Warum Schweizer KMU Controlling und Reporting brauchen beschrieben.
Was agiles Reporting konkret bedeutet
Agiles Reporting verbindet regelmässig aktualisierte Kennzahlen mit kurzen Entscheidungswegen. Es wird schrittweise aufgebaut und anhand der Fragen weiterentwickelt, die im Unternehmen tatsächlich entstehen.
Am Anfang stehen wenige, konkrete Fragen:
• Welche Aufträge verdienen Geld, und wo sinkt die Marge?
• Wie entwickelt sich die verfügbare Liquidität in den nächsten Wochen?
• Wo entstehen Abweichungen zwischen geplanten und geleisteten Stunden?
• Passt die Auslastung zu den vorhandenen Kapazitäten?
Daraus entsteht eine erste, überschaubare Auswertung. Die Personen, die täglich damit arbeiten, geben Rückmeldung: Welche Informationen fehlen? Welche Darstellung ist verständlich? Welche Kennzahlen helfen bei einer Entscheidung? Auf dieser Grundlage wird das Reporting in kurzen Schritten verbessert. So entwickelt es sich mit den Anforderungen des Unternehmens weiter.
Agil bedeutet dabei auch, den passenden Takt zu wählen. Eine kurzfristige Liquiditätsübersicht kann wöchentlich sinnvoll sein, während andere Kennzahlen monatlich ausreichen. Entscheidend ist, wann eine Information gebraucht wird und wie zuverlässig sie vorliegt.
Ein Beispiel aus dem Projektgeschäft
Ein Ingenieurbüro mit rund 12 Mitarbeitenden hat für einen Auftrag 200 Arbeitsstunden kalkuliert. Bei der wöchentlichen Prüfung zeigt sich, dass bereits 150 Stunden verbraucht sind, obwohl erst ungefähr die Hälfte der Leistung erbracht wurde. Bei gleichbleibendem Aufwand pro Leistungsfortschritt wären insgesamt rund 300 Stunden zu erwarten, also 50 Prozent mehr als kalkuliert.
Die Umsatzübersicht allein würde diese Entwicklung kaum erklären. Erst der Vergleich von Stundenverbrauch, Leistungsfortschritt und geschätztem Restaufwand macht das Problem sichtbar.
Nun kann die Projektleitung prüfen: Wurde der Aufwand unterschätzt? Sind zusätzliche Kundenwünsche hinzugekommen? Wurden Leistungen erbracht, die im Angebot nicht enthalten waren? Das Reporting liefert den Anlass für eine konkrete Entscheidung. Beim nächsten Termin wird geprüft, ob die vereinbarte Massnahme wirkt.
Drei verbreitete Missverständnisse
„Agil heisst einfach mehr Berichte.“ Das Gegenteil ist der Fall. Agiles Reporting konzentriert sich auf jene Kennzahlen, die eine Entscheidung unterstützen, und reduziert alles Übrige. Ein Bericht, den niemand für eine Entscheidung nutzt, gehört auf den Prüfstand.
„Wir haben doch bereits ein Dashboard.“ Ein Dashboard ist eine Darstellungsform, noch kein Steuerungsprozess. Entscheidend ist, ob Abweichungen in einem festen Rhythmus besprochen werden und ob daraus Massnahmen mit Verantwortlichkeit und Termin entstehen.
„Dafür ist unser Unternehmen zu klein.“ Gerade in kleineren Betrieben trifft eine einzelne Fehlkalkulation das Ergebnis spürbar. Der Einstieg ist zudem überschaubar: eine Kennzahl, eine Quelle, ein wiederkehrender Termin.
Automatisierung braucht eine verlässliche Grundlage
Wiederkehrende Exporte, manuelles Kopieren und unterschiedliche Excel-Versionen machen die Berichterstellung aufwendig und fehleranfällig. Eine automatisierte Datenübernahme kann diesen Aufwand deutlich reduzieren.
Die Qualität der Auswertung hängt allerdings weiterhin von den Quelldaten ab. Fehlende Zeiterfassungen, verspätete Buchungen oder uneinheitliche Projektzuordnungen werden durch ein Dashboard nicht automatisch korrigiert.
Deshalb gehören klare Verantwortlichkeiten und ein sichtbarer Datenstand zum Reporting. Vorläufige Werte und Schätzungen sollten als solche erkennbar sein. So lässt sich auch mit unvollständigen Informationen arbeiten, ohne falsche Genauigkeit vorzutäuschen.
Klein anfangen und gezielt weiterentwickeln
Ein sinnvoller Einstieg ist jener Bereich, in dem fehlende Transparenz heute Entscheidungen erschwert. Das kann die Projektmarge sein, die Liquidität oder die Auslastung.
Für diesen Bereich werden Kennzahlen definiert, Datenquellen abgestimmt und ein regelmässiger Besprechungstermin festgelegt. Jede relevante Abweichung führt zu einer klaren Frage: Was tun wir, wer übernimmt es und wann prüfen wir die Wirkung?
Fazit
Zahlen zu haben ist nicht dasselbe, wie den Überblick zu haben. Reporting entfaltet seinen Wert erst dann, wenn Kennzahlen rechtzeitig vorliegen, einheitlich verstanden werden und regelmässig zu Entscheidungen führen. Genau das macht Reporting für Schweizer KMU zu einem Führungsinstrument und nicht zu einer Pflichtübung am Monatsende.
NUMARIS unterstützt Schweizer KMU dabei, relevante Kennzahlen zu definieren, Daten zusammenzuführen und ein Reporting aufzubauen, das zum Unternehmen und zu seinen Entscheidungen passt.
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