Wenn Excel zum Engpass wird: Wann lohnt sich automatisiertes Reporting?

Excel ist in vielen Schweizer KMU ein unverzichtbares Werkzeug. Doch wenn das Reporting jeden Monat Stunden kostet, mehrere Dateiversionen entstehen und wichtige Zahlen erst spät verfügbar sind, lohnt sich ein genauer Blick auf die Prozesse dahinter.

Wenn der Monatsreport jedes Mal von vorne beginnt

Es ist Monatsanfang. Die Geschäftsführung möchte wissen, wie sich Umsatz, Kosten und Marge entwickelt haben.

Die Buchhaltung exportiert die Finanzzahlen. Der Vertrieb liefert die aktuellen Aufträge. Die Projektleitung ergänzt geleistete Stunden und offene Arbeiten. Anschliessend werden die Daten in Excel zusammengeführt, Formeln geprüft und Abweichungen erklärt.

Eigentlich ist dieser Ablauf bekannt. Trotzdem dauert es jeden Monat mehrere Stunden oder sogar Tage, bis ein verlässlicher Bericht vorliegt.

Und während die Zahlen aufbereitet werden, entstehen bereits neue Fragen: Welche Projekte sind noch profitabel? Wo steigen die Kosten? Wie entwickelt sich die Liquidität?

Das Problem ist dabei nicht unbedingt Excel. Häufig liegt der Engpass im gesamten Reportingprozess.

Excel ist nicht das Problem

Excel ist flexibel, weit verbreitet und für viele betriebswirtschaftliche Aufgaben bestens geeignet.

Gerade kleinere Unternehmen profitieren davon, dass sich Auswertungen schnell erstellen, Kalkulationen anpassen und unterschiedliche Szenarien vergleichen lassen.

Schwierig wird es erst, wenn eine einzelne Datei immer mehr Aufgaben übernehmen muss.

Ein Reporting, das ursprünglich aus wenigen Tabellen bestand, wächst mit dem Unternehmen. Neue Abteilungen liefern Daten, zusätzliche Kennzahlen werden ergänzt und immer mehr Personen arbeiten mit unterschiedlichen Versionen.

Irgendwann hängt die monatliche Berichterstattung davon ab, dass eine bestimmte Person weiss, welche Datei aktuell ist, welche Formeln angepasst werden müssen und wo sich die richtigen Daten befinden.

Spätestens dann stellt sich die Frage, ob der bisherige Prozess noch zum Unternehmen passt.

Fünf Anzeichen, dass Dein Reporting an seine Grenzen kommt

1. Die gleichen Daten werden jeden Monat manuell zusammengeführt

Zahlen aus Buchhaltung, ERP, Zeiterfassung oder CRM werden regelmässig exportiert und in bestehende Excel-Dateien kopiert.

Solange dies nur wenige Minuten dauert, muss das kein Problem sein. Werden jedoch jeden Monat dieselben Arbeitsschritte wiederholt, entsteht ein vermeidbarer Aufwand.

2. Es gibt mehrere Versionen derselben Auswertung

Eine Datei wird per E-Mail verschickt, anschliessend ergänzt und unter einem neuen Namen gespeichert.

Nach kurzer Zeit existieren mehrere Versionen. Welche davon die richtigen Zahlen enthält, ist nicht mehr eindeutig.

Das erschwert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

3. Die Zahlen sind bei der Besprechung bereits veraltet

Ein Monatsreport wird erst fertiggestellt, wenn ein grosser Teil des nächsten Monats bereits vergangen ist.

Für den Jahresabschluss oder eine rückblickende Analyse kann das ausreichen. Für operative Entscheidungen zu Projekten, Kapazitäten oder Kosten kommen die Informationen möglicherweise zu spät.

4. Die Qualität hängt von einzelnen Mitarbeitenden ab

Wenn nur eine Person versteht, wie das Reporting aufgebaut ist, entsteht eine starke Abhängigkeit.

Ferien, Krankheit oder ein Personalwechsel können dazu führen, dass Berichte verspätet erstellt werden oder wichtige Zusammenhänge verloren gehen.

5. Es bleibt kaum Zeit für die eigentliche Analyse

Die Erstellung des Reports beansprucht so viel Zeit, dass die Besprechung der Ergebnisse zu kurz kommt.

Dabei liegt der eigentliche Nutzen des Reportings nicht im Zusammenführen von Tabellen, sondern darin, Entwicklungen zu verstehen und Massnahmen abzuleiten.

Was automatisiertes Reporting tatsächlich bedeutet

Automatisiertes Reporting bedeutet nicht, dass Excel grundsätzlich abgeschafft oder sofort ein umfangreiches Business-Intelligence-System eingeführt werden muss.

Im Kern geht es darum, wiederkehrende Arbeitsschritte zu vereinfachen und relevante Daten möglichst zuverlässig bereitzustellen.

Beispielsweise können Finanzzahlen aus der Buchhaltung, Projektstunden aus der Zeiterfassung und Auftragsdaten aus dem ERP in einer gemeinsamen Auswertung zusammengeführt werden.

Statt jeden Monat dieselben Exporte manuell zu bearbeiten, werden die Daten über definierte Schnittstellen oder standardisierte Abläufe aktualisiert.

Die Geschäftsführung erhält dadurch einen konsistenteren Blick auf wichtige Kennzahlen wie Umsatz, Kosten, Marge, Auslastung oder Liquidität.

Die Automatisierung ersetzt jedoch nicht die betriebswirtschaftliche Beurteilung. Sie schafft vor allem mehr Raum dafür.

Ein Beispiel aus dem KMU-Alltag

Ein Schweizer Dienstleistungsunternehmen mit 20 Mitarbeitenden erstellt jeden Monat einen Managementreport.

Dafür werden Daten aus drei Systemen exportiert, zusammengeführt und kontrolliert. Insgesamt benötigt das Unternehmen dafür rund zwölf Arbeitsstunden pro Monat.

Das entspricht 144 Stunden pro Jahr.

Gelingt es, den monatlichen Aufwand durch standardisierte Datenübernahmen und automatisierte Auswertungen auf drei Stunden zu reduzieren, werden jährlich 108 Stunden frei.

Bei angenommenen internen Kosten von CHF 90 pro Stunde entspricht das einem rechnerischen Zeitwert von CHF 9’720 pro Jahr.

Diese Rechnung ist ein vereinfachtes Beispiel. Sie berücksichtigt weder Einführungs- und Betriebskosten noch die Frage, ob die frei werdende Zeit tatsächlich anderweitig produktiv genutzt werden kann.

Sie zeigt aber, weshalb es sich lohnt, wiederkehrende Reportingprozesse genauer zu betrachten.

Noch wichtiger kann ein anderer Effekt sein: Wenn aktuelle Kennzahlen früher verfügbar sind, lassen sich problematische Entwicklungen möglicherweise erkennen, bevor sie das Ergebnis stärker belasten.

Wann lohnt sich die Automatisierung?

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein komplexes Dashboard oder eine vollständig automatisierte Datenplattform.

Entscheidend sind die Anforderungen des Geschäfts.

Eine Automatisierung wird besonders interessant, wenn regelmässig dieselben Daten verarbeitet werden, mehrere Systeme beteiligt sind und die manuelle Aufbereitung einen erheblichen Aufwand verursacht.

Auch die Häufigkeit der benötigten Informationen spielt eine Rolle.

Wer bestimmte Kennzahlen nur einmal jährlich benötigt, hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, das Projektmargen oder Liquiditätsentwicklungen wöchentlich beurteilen muss.

Eine einfache Wirtschaftlichkeitsbetrachtung hilft bei der Entscheidung:

• Wie viele Stunden kostet die heutige Berichterstellung?

• Welche Arbeitsschritte wiederholen sich regelmässig?

• Wie häufig werden die Auswertungen tatsächlich benötigt?

• Welche Kosten entstehen durch Einführung, Betrieb und Pflege einer neuen Lösung?

• Welche Entscheidungen könnten durch aktuellere und verlässlichere Informationen verbessert werden?

Die passende Lösung ist nicht zwingend die technisch umfangreichste, sondern jene, die den grössten praktischen Nutzen bringt.

Erst die Daten klären, dann automatisieren

Ein häufiger Fehler besteht darin, bestehende Reportingprozesse unverändert zu automatisieren.

Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Definitionen verwenden, löst eine neue Software das Problem nicht automatisch.

Was genau zählt zum Umsatz? Wie wird die Projektmarge berechnet? Welche Kosten werden einem Auftrag zugeordnet? Und welche Datenquelle ist verbindlich?

Diese Fragen müssen vor der technischen Umsetzung geklärt werden.

Auch die Datenqualität bleibt entscheidend. Fehlende Buchungen, unvollständige Zeiterfassungen oder falsche Projektzuordnungen führen selbst in einem modernen Dashboard zu unzuverlässigen Ergebnissen.

Deshalb beginnt gutes automatisiertes Reporting nicht mit der Auswahl eines Tools, sondern mit klaren Kennzahlen, Verantwortlichkeiten und Datenquellen.

Klein anfangen statt alles auf einmal verändern

Für viele KMU ist ein schrittweiser Einstieg sinnvoll.

Anstatt das gesamte Reporting neu aufzubauen, kann zunächst ein einzelner Bereich ausgewählt werden, in dem heute besonders viel Aufwand entsteht.

Das könnte beispielsweise die monatliche Umsatz- und Margenanalyse sein.

Im ersten Schritt wird geprüft, welche Informationen benötigt werden und woher sie stammen. Anschliessend werden die wiederkehrenden Arbeitsschritte vereinfacht und, wo sinnvoll, automatisiert.

Erst wenn diese Auswertung zuverlässig funktioniert und im Unternehmen genutzt wird, werden weitere Kennzahlen oder Datenquellen ergänzt.

So entsteht eine Reportinglösung, die mit den tatsächlichen Anforderungen wächst.

Ein Dashboard allein ist noch kein gutes Reporting

Automatisierte Daten und übersichtliche Visualisierungen sind wertvoll. Sie garantieren aber noch keine besseren Entscheidungen.

Ein Dashboard kann zeigen, dass die Marge eines Projekts sinkt. Es erklärt nicht automatisch, weshalb dies geschieht oder welche Massnahme sinnvoll ist.

Dafür braucht es weiterhin Menschen, die Zahlen hinterfragen, Zusammenhänge verstehen und Verantwortung übernehmen.

Entscheidend ist deshalb, dass die Kennzahlen regelmässig besprochen werden.

Wo gibt es Abweichungen? Was sind die Ursachen? Welche Massnahmen werden vereinbart? Und wann wird überprüft, ob sie wirken?

Erst durch diese Verbindung wird aus einer automatisierten Auswertung ein wirksames Instrument der Unternehmenssteuerung.

Fazit: Weniger Aufwand für Zahlen, mehr Zeit für Entscheidungen

Excel wird auch künftig in vielen Schweizer KMU eine wichtige Rolle spielen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Excel durch ein anderes System ersetzt werden muss.

Viel wichtiger ist, ob das bestehende Reporting die richtigen Informationen mit vertretbarem Aufwand und zum passenden Zeitpunkt liefert.

Wenn Mitarbeitende jeden Monat dieselben Daten zusammensuchen, Berichte verspätet vorliegen und kaum Zeit für die Analyse bleibt, kann automatisiertes Reporting einen echten Mehrwert schaffen.

Denn das Ziel ist nicht, mehr Berichte zu produzieren. Sondern weniger Zeit für ihre Erstellung zu benötigen und mehr aus den vorhandenen Zahlen zu machen.

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